Faça dos Incêndios pequenas fogueiras

Desde que eu me conheço por profissional, a história se repete, se repete, over and over again:

Existem prioridades que deixam de ser prioridades quando surgem incêndios. Ou talvez seja porque, no fundo, as prioridades nunca foram tratadas como prioridades da maneira correta e todas as atividades se tornam incêndios, sem prioridade alguma.

Chamo de incêndio aquela situação onde algo considerado inesperado acontece. Incluo aí também o curioso inesperado que vem acontecendo há uma década, 10 meses ou a cada 10 dias, sempre pelo mesmo motivo, da mesma maneira, e nunca é sanado de vez.

E os culpados?

Ora, vai dizer que você não sabe? O estagiário, poxa, óbvio. 

Ah, o quê? É claro que é o rapaz novo bagunçando tudo. 

Oxe, é algum idiota tentando mudar as regras da empresa e deu tudo errado, agora corre consertar.

Claro que ninguém lembra que a tal falta de tempo vem dos milhares de incêndios que estouram o tempo todo.

Que o estagiário erra porque não existe padrão. 

Que o rapaz novo tentou realmente consertar porque está um boné velho tudo isso aí.

Um ciclo interminável, cansativo e sabotador. Responsável pela frase “mato um leão por dia”. Por que matar um leão por dia se você pode ser mais esperto e criar prioridades?

Bugs num sistema, máquinas que param de funcionar corretamente, algo que foi entregue a um fornecedor indevidamente, ou algum folheto impresso que saiu com erros de digitação e só foram notar quando abriram o primeiro pacote no stand de um evento importante, na frente de um provável futuro cliente.

Adversidades do cotidiano? Não acredito nisso.

Agora atenção. Prepare-se. Direi algo polêmico! Se não está preparado para isso, sugiro mudar de canal, digo, de blog ou tapar os olhos e continuar rolando o mouse até passar:

 O problema está em você!

Ai meu pai, 'ferrô'! 

Os incêndios têm sua maior causa na mentalidade Go Horse. Para saber mais sobre ela, leia este artigo.

A mentalidade Go Horse consiste em fazer tudo o mais rápido possível para atender única e exclusivamente prazos, em detrimento da qualidade.

O Go Horse também traz um agravante. O pensamento de que análises e processos são coisas chatas, monótonas e acadêmicas cujas quais vemos apenas nas universidades para enchimento de linguiças e nunca mais.

Como toda teoria, análises e processos, na prática, são diferentes do que os ensinados nas universidades. É preciso realizá-los com muito mais velocidade e menos formalidades, o que acaba se tornando uma espécie de comportamento individual. Faz mais parte das precauções do profissional do que procedimentos internos da equipe.

Mas análises na prática não servem apenas para formalizar bonito o que está sendo desenvolvido. Servem para antecipar problemas e medir se os leões que você mta todos os dias estão bem mortos de morte morrida de verdade.

80% dos problemas que surgem num projeto são muito similares e têm praticamente as mesmas origens. Essas características os tornam bastante controláveis.

E o que os controlará serão os processos que, por sua vez, precisam ser bem definidos. Nossa! Justamente o que é mais negligenciado! Olha só que coisa, não?

Criar processos é relativamente fácil. Não, eu não digo isso apenas para incentivá-lo.

Com base na sua observação, você os definirá de acordo com as rotinas que presencia.

É por isso que é importante sair da sala com ar condicionado e ir até o cliente de vez em quando, abrir um espaço para sugestões e comunicação direta com a diretoria, passar alguns dias em diferentes departamentos, essas coisas assim, sabe, que parecem besteiras de gente louca? Então.

Criando processos de forma simples

Predeterminar opções, ações, problemas é como fazer fluxogramas.

Imagine um fluxograma para todos os processos internos. 

Coloque nesse fluxograma o que acontece na rotina de cada departamento. Coloque também nesse fluxograma as resoluções desses problemas. Aja de acordo com esse fluxograma.

É praticamente isso. Simples e funcional.

Emoções podem se tornar distrações

Geralmente um incêndio vem acompanhado de alguém com os olhos esbugalhados, suando, se atropelando e engolindo palavras que, agindo pela emoção do momento, piora a situação ao invés de ajudar.

As situações são inúmeras, algumas tristes, outras até engraçadas e, a grande maioria, ridiculamente desnecessária por se tratar de algo que poderia ser evitado se existisse um processo definido, o mínimo de análise e menos ansiedade.

A sugestão é essa mesma que o subtítulo acima sugere. Ignore o que você sente.

Elimine as emoções do seu fluxograma e siga-o a risca. As emoções são armadilhas nas quais caímos sem perceber. Quando nos damos conta, estamos lá, ansiosos, pressionando alguém no trânsito ou competindo por um lugar na fila do supermercado.

Por mais competitivo que a sociedade o ensinou a ser, por mais que o mercado seja agressivo, você precisa estar em paz por dentro. Caso contrário, a coisa toda não sai e você ganha uma pressão alta para tornar a vida mais divertida, afinal tudo que é muito igual é chato, certo?

Faça um checklist

Sendo assim, o que sugiro para transformar incêndios em pequenas fogueiras, de uma vez por todas é:

1. Crie processos;

2. Analise o incêndio antes de remediar a qualquer custo. Se ele fizer parte do aglomerado de problemas que são esperados dentro do seu processo, siga o procedimento que você estabeleceu;

3. Se o problema for novo, acalme-se. Ele pode ser parecido com os preblemas que já são esperados dentro do seu processo. Por mais que ele seja cabeludo, ele pode ser mais comum do que parece;

4. Reveja seu processo e inclua a solução para o novo problema dentro dos problemas esperados.

Controlar e até eliminar incêndios é simplificar. E simplificar consiste em facilitar para o seu lado e eliminar preconceitos em fazer algo que pareça bobo, óbvio ou fácil demais.

Porque de bobo, já basta ter que correr pra todo o lado tentando resolver algo que já foi resolvido inúmeras vezes.